Datenschutz­erklärung

Stand: 22. Mai 2026

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie projekt-wahl personenbezogene Daten verarbeitet. Sie ist bewusst auf den tatsächlichen Betrieb von projekt-wahl zugeschnitten: eine selbst gehostete Plattform zur Organisation von Projektwochen und Projektwahlen an Schulen.

Kurzfassung für Schulen

• Die Schule bleibt Verantwortliche für Schülerdaten. Wenn eine Schule Schülerlisten, Wahlwünsche, Projektzuordnungen oder Zugangscodes in projekt-wahl nutzt, verarbeitet projekt-wahl diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Weisung der Schule.
• Ein AV-Vertrag ist vorgesehen. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist unter /avv abrufbar und beschreibt Gegenstand, Dauer, Kategorien der Daten, Betroffene und technische Schutzmaßnahmen.
• Kein Werbetracking, keine Datenvermarktung. projekt-wahl nutzt die Daten nicht für Werbung, Profilbildung, Verkauf oder Zwecke außerhalb der Organisation der Projektwoche.
• Selbst gehosteter Betrieb. Anwendung, Datenbank, PDF-Erstellung, Bild-Upload, Echtzeitaktualisierung, Auswertung, Fehleranalyse, Statistik und Mailverarbeitung werden von projekt-wahl betrieben. Als externer Infrastruktur-Dienstleister wird ausschließlich Hetzner eingesetzt.
• Keine Übermittlung in Drittländer. Der produktive Betrieb erfolgt nach unserer aktuellen Konfiguration auf Hetzner-Infrastruktur in Deutschland bzw. innerhalb der EU.
• Datensparsame Nutzung. Für Schüler werden grundsätzlich nur die Daten benötigt, die für die Wahl und Einteilung erforderlich sind: Name, Klasse, Wahlstatus, Wünsche, Zugangscode und spätere Projektzuordnung.

Verantwortlicher und Rollenverteilung

Verantwortlicher für diese Website und für eigene Verarbeitungen von projekt-wahl ist:

Mika Kruschel
Brucknerstraße 1a
53115 Bonn

E-Mail: datenschutz@projekt-wahl.de
Impressum: https://projekt-wahl.de/impressum

Für Daten, die eine Schule zur Durchführung ihrer Projektwoche in projekt-wahl einpflegt, ist die jeweilige Schule datenschutzrechtlich Verantwortliche. projekt-wahl verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Betroffenenrechte zu Schülerdaten, Wahldaten und schulischen Projektwochendaten sollten daher grundsätzlich gegenüber der jeweiligen Schule geltend gemacht werden. Gehen solche Anfragen bei projekt-wahl ein, unterstützen wir die Schule im Rahmen des AV-Vertrags.

Diese Erklärung ersetzt nicht die eigenen Datenschutzhinweise der Schule gegenüber Schülern, Eltern, Lehrkräften oder sonstigen Beteiligten.

Grundsätze der Verarbeitung

projekt-wahl verarbeitet personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung, Sicherheit, Verwaltung und Weiterentwicklung des Dienstes erforderlich ist oder eine gesetzliche Pflicht besteht. Eine Nutzung für Werbung, fremde Tracking-Netzwerke, Datenhandel oder nicht vereinbarte Zwecke findet nicht statt.

Wir verarbeiten keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO, soweit Schulen oder Nutzer solche Daten nicht eigenständig in Freitextfelder eintragen. Freitextfelder wie Projektbeschreibungen, Planungsnotizen oder Kontaktanfragen sollten daher keine Gesundheitsdaten, religiösen Angaben oder vergleichbar sensible Informationen enthalten, sofern sie für die Projektwoche nicht erforderlich sind.

Hosting und interne Infrastruktur

projekt-wahl wird selbst betrieben. Dazu gehören insbesondere:

• die Webanwendung und Datenbank,
• die Anmeldung und Sitzungsverwaltung,
• PDF-Erstellung und Exporte,
• Bild-Upload für Logos und Projektbilder,
• Echtzeitaktualisierungen über WebSocket,
• die technische Auswertung zur Projektzuteilung,
• selbst gehostete Fehleranalyse mit Sentry,
• selbst gehostete Reichweiten- und Nutzungsstatistik mit Umami,
• Mailverarbeitung für Kontakt- und Feedbackanfragen.

Diese Komponenten werden von projekt-wahl administriert und nicht als separate Drittanbieter-Dienste für Schul- oder Schülerdaten eingesetzt. Als externer Infrastruktur-Dienstleister wird Hetzner genutzt:

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Deutschland

Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Hetzner stellt Speicherplatz, Rechenkapazität, Netzwerk- und Rechenzentrumsleistungen bereit. Weitere Informationen stellt Hetzner unter https://docs.hetzner.com/de/general/company-and-policy/data-protection-at-hetzner/ und https://www.hetzner.com/de/legal/privacy-policy/ bereit.

Verarbeitungen im Schulbetrieb

Schul- und Administrationskonten

Für die Einrichtung und Verwaltung einer Schule verarbeiten wir Angaben wie Schulname, Adresse, Schulkennung, Logo, Farb- und Anzeigeeinstellungen, Notizen zur Verwaltung, Lizenzstatus sowie die zugehörigen Benutzerkonten. Bei Benutzerkonten werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Benutzername, Rollen, Passwort-Hash, Sitzungsdaten, IP-Adresse und User-Agent verarbeitet.

Zweck ist die Bereitstellung und Absicherung der Verwaltungsoberfläche, die Zuordnung von Schulen und Rollen sowie die Erfüllung vertraglicher Pflichten. Rechtsgrundlagen sind je nach Situation Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO und bei schulischen Auftragsdaten Art. 28 DSGVO in Verbindung mit der Weisung der Schule.

Projektwochen, Projekte und Einstellungen

Für Projektwochen werden Titel, Zeitraum, Veröffentlichungs- und Wahleinstellungen, Wahlverfahren, Klassenregeln, Kapazitäten und organisatorische Einstellungen verarbeitet. Für Projekte werden insbesondere Projekttitel, Kurzbezeichnung, Beschreibung, Kostenangaben, zulässige Klassen, Kapazitäten, betreuende Lehrkräfte und Planungsnotizen verarbeitet. Soweit Bilder hochgeladen werden, werden diese nur zur Anzeige im jeweiligen schulischen Kontext gespeichert.

Zweck ist die Planung, Veröffentlichung und Durchführung der Projektwoche. Die Schule entscheidet, welche Inhalte eingetragen werden und welche Informationen den Schülern angezeigt werden.

Schülerdaten, Zugangscodes und Wahlwünsche

Für die Wahl und spätere Einteilung verarbeitet projekt-wahl insbesondere Vorname, Nachname, Klasse, Wahlstatus, Zugangscode, abgegebene Projektwünsche und die zugewiesene Projektgruppe. Je nach gewähltem Verfahren können Schulcodes, Klassencodes oder individuelle Schülercodes verwendet werden.

Die Zugangscodes dienen dazu, Wahlberechtigungen zu prüfen und Missbrauch zu erschweren. Die abgegebenen Wünsche werden ausschließlich zur Durchführung und Auswertung der jeweiligen Projektwoche verwendet.

Automatisierte Unterstützung der Projektzuteilung

projekt-wahl unterstützt die Schule bei der Einteilung der Schüler in Projekte. Dafür werden technische Kennungen, Klassen, Wahlstatus, Wünsche, vorhandene Zuordnungen, Projektkapazitäten, Klassenbeschränkungen und Einstellungen der Projektwoche verarbeitet. Namen werden für die Berechnung der Zuteilung nicht benötigt.

Die Auswertung ist eine technische Organisationshilfe. Die Schule bleibt für Prüfung, Verwendung und Veröffentlichung der Ergebnisse verantwortlich. projekt-wahl trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung gegenüber Schülern im Sinne von Art. 22 DSGVO.

PDF-Exporte, CSV-Importe und CSV-Exporte

projekt-wahl kann Listen, Aushänge, Zugangscodes, Projektübersichten, Anwesenheitslisten und Zuordnungen als PDF oder CSV bereitstellen. Für die Erstellung werden die jeweils erforderlichen Projekt-, Schüler-, Code- und Zuordnungsdaten verarbeitet. Die erzeugten Dateien werden dem berechtigten Nutzer zum Download bereitgestellt und nicht für andere Zwecke genutzt.

Beim Import von CSV-Dateien verarbeitet projekt-wahl die von der Schule hochgeladenen Daten zur Anlage oder Aktualisierung von Schülern und Projekten. Die Schule ist dafür verantwortlich, nur erforderliche und zutreffende Daten hochzuladen.

Echtzeitaktualisierung und technische Benachrichtigungen

Für die gemeinsame Arbeit in der Verwaltungsoberfläche nutzt projekt-wahl interne Echtzeitmeldungen. Dabei werden technische Ereignisse wie Schulkennung, Objektart und Objektkennung übertragen, damit geöffnete Ansichten aktualisiert werden können. Inhalte wie Schülerlisten oder Wahlwünsche werden darüber nicht als Nachrichtentext verteilt.

Öffentliche Wahlseiten

Schüler können über öffentliche Wahlseiten auf eine Projektwoche zugreifen. Dabei werden technische Zugriffsdaten verarbeitet, und der eingegebene Zugangscode wird geprüft. Nach erfolgreicher Prüfung werden nur die für die jeweilige Wahl erforderlichen Informationen angezeigt, etwa auswählbare Schüler, Klassen oder Projekte.

Bei falschen Zugangscodes und Wahlversuchen verarbeitet projekt-wahl IP-Adresse, Projektwochenkennung und Zeitpunkte zur Missbrauchsbegrenzung. Diese Verarbeitung dient dem Schutz der Wahl und der Verfügbarkeit des Dienstes.

Kontakt, Feedback und Support

Wenn Sie uns per Kontaktformular, Feedbackfunktion oder E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, insbesondere Name, Schule, E-Mail-Adresse, Nachricht, Rolle, technische Seitenadresse und, bei eingeloggten Nutzern, Konto- oder Benutzerkennung. Zweck ist die Bearbeitung der Anfrage, Unterstützung der Schule und Verbesserung des Dienstes.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche oder vertragliche Kommunikation sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen an Support, Fehlerbehebung und Produktverbesserung.

Technische Protokolle, Sicherheit und Statistik

Beim Aufruf der Website und Nutzung der Anwendung werden technische Daten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, HTTP-Status, Browser- und Geräteinformationen, Referrer, Spracheinstellungen und vergleichbare Verbindungsdaten. Diese Daten sind erforderlich, um die Website auszuliefern, Angriffe zu erkennen, Missbrauch zu begrenzen, Fehler zu analysieren und die Stabilität des Dienstes sicherzustellen.

Für Fehleranalyse kann projekt-wahl technische Fehlermeldungen, Stacktraces, Request-Metadaten und gegebenenfalls Konto- oder Sitzungsinformationen verarbeiten. Für selbst gehostete Statistik werden Seitenaufrufe und technische Nutzungsdaten ohne Werbenetzwerke ausgewertet. Diese Daten werden nicht zur Erstellung von Werbeprofilen genutzt und nicht an externe Analyseanbieter weitergegeben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren, stabilen und nachvollziehbaren Betrieb einer schulischen Verwaltungsplattform.

Cookies, Local Storage und Endeinrichtungen

projekt-wahl verwendet nur technisch notwendige Cookies und lokale Speicherung:

• Sitzungs- und Authentifizierungsdaten für Login und Kontoschutz,
• kurzfristige Zwischenspeicherung von Sitzungsinformationen zur schnelleren Anmeldung,
• ein Wahlcode-Cookie, das den eingegebenen Zugangscode für bis zu 10 Minuten im Browser speichert,
• UI-Einstellungen wie Seitenleisten- oder Feedbackpositionen.

Diese Speicherungen sind erforderlich, um den ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen, Logins zu ermöglichen, die Wahl nutzbar zu machen und grundlegende Bedienzustände zu erhalten. Rechtsgrundlage für den Zugriff auf Endeinrichtungen ist § 25 Abs. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b oder lit. f DSGVO bzw. im Auftrag der Schule nach Art. 28 DSGVO.

projekt-wahl setzt keine nicht notwendigen Drittanbieter-Cookies, keine Werbe-Cookies und keine externen Tracking-Pixel ein. Solange dies unverändert bleibt, ist für projekt-wahl nach unserer Einschätzung kein Cookie-Banner für nicht notwendige Drittanbieter-Technologien erforderlich.

Empfänger und Weitergabe

Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten nur Personen und Systeme, die diesen Zugriff für Betrieb, Support, Sicherheit oder die vereinbarte Auftragsverarbeitung benötigen. Innerhalb einer Schule erhalten berechtigte Schulnutzer Zugriff entsprechend ihrer Rolle und den Einstellungen der Schule.

Als externer Auftragsverarbeiter für Infrastrukturleistungen wird Hetzner eingesetzt. Eine Weitergabe an andere Dritte erfolgt nicht, außer wenn dies gesetzlich erforderlich ist, zur Durchsetzung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche notwendig ist oder die Schule dies im Rahmen ihrer Weisungen veranlasst.

Eine Übermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU bzw. des EWR ist für den produktiven Betrieb nicht vorgesehen.

Speicherdauer und Löschung

Schul-, Projektwochen-, Projekt-, Schüler-, Wahl- und Zuordnungsdaten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie die Schule den Dienst nutzt, die jeweilige Projektwoche benötigt wird oder die Schule eine Löschung noch nicht angewiesen hat. Schulen können Schülerdaten, Projekte und ganze Projektwochen in der Verwaltungsoberfläche dauerhaft löschen.

Nach Vertragsende oder dokumentierter Weisung der Schule werden Auftragsdaten gelöscht oder zurückgegeben, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Daten in technischen Sicherungen werden im Rahmen der regulären Sicherungs- und Überschreibzyklen entfernt.

Kontodaten werden gespeichert, solange das Konto besteht oder für Vertragsabwicklung, Sicherheit, Nachweis oder gesetzliche Pflichten benötigt wird. Kontakt- und Supportdaten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Nachweisinteressen bestehen.

Technische Protokolle und Sicherheitsdaten werden grundsätzlich höchstens 30 Tage gespeichert und danach gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn dies zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen, Missbrauch, Störungen oder rechtlichen Ansprüchen erforderlich ist.

Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Bei Schüler-, Wahl- und Projektwochendaten ist die jeweilige Schule die richtige erste Anlaufstelle, weil sie Zwecke und Mittel der Verarbeitung festlegt. projekt-wahl unterstützt die Schule bei der Bearbeitung entsprechender Anfragen im Rahmen des AV-Vertrags.

Für eigene Verarbeitungen von projekt-wahl können Sie sich an datenschutz@projekt-wahl.de wenden.

Sicherheit der Verarbeitung

projekt-wahl setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung und Missbrauch zu schützen. Dazu gehören insbesondere TLS-verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Zugriffsrechte, getrennte Schulkontexte, Zugriffsbeschränkungen, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge, sichere Passwortspeicherung, regelmäßige Aktualisierung der Systeme und Betrieb in europäischer Rechenzentrumsinfrastruktur.

Die konkreten Maßnahmen werden im AV-Vertrag und den dortigen Anlagen weiter beschrieben und entsprechend dem Stand der Technik weiterentwickelt.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich Funktionen, Infrastruktur, Rechtslage oder tatsächliche Verarbeitungen wesentlich ändern. Wenn Änderungen eine Mitwirkung der Schule erfordern, etwa eine Anpassung des AV-Vertrags oder eine zusätzliche Information betroffener Personen, informieren wir die betroffenen Schulen gesondert.